23 januari, 2019

Byta affärssystem? – Dominika delar med sig av sina erfarenheter

Vår kollega Dominika delar med sig av sina erfarenheter av att byta affärssystem:

”Om du läser den här texten, betyder det kanske att du har ett viktigt steg framför dig – det är dags att införa ett nytt ERP i er organisation. Det finns många olika motiv till att byta affärssystem, men vanligast förekommande är att företaget har vuxit ur det befintliga systemet. Det brukar innebära att en expansion har gjorts, konkurrenskraften har ökat eller att förbättringar kring nuvarande processer/struktur har genomförts. Oavsett vilket; ni är på väg att nå nästa steg i er utveckling, så – grattis!”

Byta affärssystem

Var ska man börja om man vill byta affärssystem?

Det är svårt att prata generellt om exakt vad som är viktigast när du ska byta affärssystem eftersom varje företag är unikt. Själv har jag varit med om systembyte inom detaljhandelsbranschen, e-handelsbolag, design av affärssystem hos ett tillverkningsföretag och tjänsteföretag, så jag kommer att relatera till de erfarenheterna. Under resans gång har lärt mig mycket, pluggat ännu mer och tjuvlyssnat på olika tips och råd från mina mer erfarna kollegor. Och jag delar gärna med mig om den kunskapen med dig.

Affärssystemet ska i största grad spegla de behov som finns i ditt företag och kunna automatisera och förenkla dina processer. Dessutom ska systemet vara flexibelt för att kunna anpassas till en omvärld som förändras och ställer nya krav på er verksamhet. Men om vi utgår från de processer som vi redan har på företaget – ju mer noggrant du förbereder dig och ditt företag inför att byta affärssystem, desto smidigare (och billigare) blir det. Se till att det finns en tydlig bild av vilka behov och krav ditt företag har. Och se också till att den bilden innehåller utmaningar framöver.

Lite att tänka på från början

Se till att beslutet att byta affärssystem är väl förankrat hos ledningen. Ska ni få med er organisation (vilket ni måste) behöver beslutet vara väl förankrat. När på året passar oss bäst? Tänk på att ett systembyte kan ta längre tid än planerat! Måste vi jobba som vi alltid har gjort? Eller kan det finnas en ny best-practice som följer med tänket i affärssystemet? Våga – och var öppen för nytt mindset! Och fokusera så klart på era kärnprocesser.

Vad händer sen?

I en senare artikel kommer jag att fördjupa mig inom dessa områden och diskutera fallgropar och överraskningar som kan uppstå när du ska upphandla och byta affärssystem.

Hemläxa: Gå igenom alla viktiga pärmar och hitta den senaste versionen av din omfattande affärsplan. Den är ett viktigt underlag när du blickar framåt och kan ge bra tips inför ditt byte av ERP. Finns det ingen som är skriven? Ta hjälp härifrån: https://www.almi.se/kunskapsbanken/affarsplan/

Dominika är en av våra affärssystemkonsulter. Hon jobbar med Jeeves ERP och Business Intelligence och har tidigare erfarenhet av flera byten av affärssystem – ta gärna kontakt med henne och prata mer om vad det innebär!

Dominika-Two-byta affärssystemDominika Bonawenturczak
0708-631318
dominika@two.se